Missions principales : Sous la responsabilité du responsable des services techniques, l’assistant(e) administratif(ve):

• Recense et suit les besoins pour la bonne gestion et l’avancement des dossiers opérationnels.
• Met en place et utilise des outils de suivi pour les volets financier et opérationnel.
• Assure le lien avec les autres services.
• Suit la planification des réunions et gère l’agenda du responsable technique.
• Rédige les courriers, notes de services et comptes rendus.
• Reçoit et recense les demandes, doléances et questions des administrés et prestataires extérieurs via les différents vecteurs d’information.
• Recueille et traite les informations nécessaires au fonctionnement administratif des services techniques.
• Suit les dossiers administratifs et les gère selon l’organisation et ses compétences.
• Assiste le responsable des services techniques dans ses missions quotidiennes.

Activités et responsabilités :

• Comprendre et analyser les demandes des services.
• Appréhender le caractère d’urgence des informations à transmettre.
• Prendre des notes et mettre en forme tous types de courriers.
• Réaliser la saisie de documents variés en contenu et forme.
• Classer, ordonner et trier régulièrement les dossiers et documents de manière simple et accessible à tous.
• Anticiper les commandes de fournitures pour le classement ou l’archivage.
• Vérifier la validité des informations traitées et la conformité des procédures administratives.
• Préparer les documents de suivi des décisions administratives.
• Rédiger des bons de commande, suivre les commandes et les factures.